wps邮件合并无法打开数据源(邮件对账函合并打开数据源失败)

对账函是法律上一种有效的凭据,具有法律效率,定期地与客户、供应商核对账目,不仅可以及时发现双方交易确认的准确性,有利于核算的准确性,更是审计机构核实往来记录是否正确的一种审计文书。

那对于客户比较多的公司,对账函怎样快速准确批量制作对账函呢?

看一个对账函样本

几百个客户,怎样快速制作各个公司各自不同金额的对账函

对账函包含的基本要素:公司名称,公司账上与对方公司往来截止到某一时点的余额等

批量制作对账函首先了解一个功能:Word中的邮件合并功能

在引用下面点击一下邮件,就可以看到邮件合并了

几百个客户,怎样快速制作各个公司各自不同金额的对账函

几百个客户,怎样快速制作各个公司各自不同金额的对账函

具体实例操作如下:

1.首先我们利用WPS表格创建原始数据,即对账函具体数值取数的来源

这个需要从财务金蝶等系统账面根据往来科目导出对应客户的余额整理好(从账面取数的过程就不说了),整理得到如下:

几百个客户,怎样快速制作各个公司各自不同金额的对账函

保存命名为数据源文件放置桌面以便后面引用

2.打开word对账函模板

以上面的模板,我们现在要明白不同公司对账函里面不同之处有哪些

(1)公司名称不一样

(2)索引号不一样

(3)各公司往来余额都不一致

如下图中红框标注的几个地方

几百个客户,怎样快速制作各个公司各自不同金额的对账函

3.切换至“引用”选项卡,点击“邮件”按钮,此时就会显示“邮件合并”工具栏。

点击“打开数据源”按钮,找到刚才取数保存的数据源文件,打开

选中要取数的表单sheet1(取数的那个文件可能有多个sheet,如sheet1,sheet2,sheet3)

几百个客户,怎样快速制作各个公司各自不同金额的对账函

你可能遇到的问题:WPS无法打开数据源

此时只需要将数据源文件另存为 .xls格式 即可

点击打开,选择sheet1(数据源的数据在里面),然后确定

几百个客户,怎样快速制作各个公司各自不同金额的对账函

4.选中最上面公司名称,点击插入合并域,然后选择供应商名称,再点击插入,第一个供应商名称的域就好了

几百个客户,怎样快速制作各个公司各自不同金额的对账函

然后依次将后面的 索引号贵单位向我公司销售、贵单位向我公司开票、我公司向贵单位付款、我司已收发票未付款金额、盖章处的供应商名称插入合并域,如下图标黄颜色的部分

几百个客户,怎样快速制作各个公司各自不同金额的对账函

5.点击合并到不同新文档

几百个客户,怎样快速制作各个公司各自不同金额的对账函

域名选供应商名称

选择放置对账函的文件夹,

最后点击确定即可

几百个客户,怎样快速制作各个公司各自不同金额的对账函

看一下最后对账函文件夹里面的效果

展示图如下:

5个对账函已做好(举例暂时以5个,截图可以看得清楚,几十个几百个同样的方法)

几百个客户,怎样快速制作各个公司各自不同金额的对账函

看看第一个和第五个里面的数据是不是对应我们刚才整理的数据源里面一样

几百个客户,怎样快速制作各个公司各自不同金额的对账函

几百个客户,怎样快速制作各个公司各自不同金额的对账函

可以看出来是一样的。

你学会了吗?不会的可以私信我

我,一点一滴带你学Excel和财务知识

如有工作中实际遇到的问题,可评论区留言,一起探讨

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